Hieronder staat het afwezigheidsbeleid voor client en behandelaar. Deze informatie is bedoeld om verwachtingen, continuiteit van zorg en de crisisroute helder vast te leggen.
1. Afzegging en tijdige communicatie door clienten
Clienten wordt gevraagd geplande afspraken zo spoedig mogelijk af te zeggen wanneer zij verhinderd zijn. Dit helpt om wachttijden te beperken en het behandeltraject efficient te plannen.
Afzeggen van afspraken
- Afspraken dienen uiterlijk 48 uur van tevoren te worden geannuleerd via e-mail: info@jouwpsyche.nl.
- Bij afzegging korter dan 48 uur van tevoren kan 50% van het tarief van de geplande sessie in rekening worden gebracht volgens het no-showbeleid.
- Bij overmacht of bijzondere persoonlijke omstandigheden wordt altijd naar redelijkheid gekeken.
Ziekmelding
- Indien u ziek bent en niet in staat bent de afspraak bij te wonen, vragen wij u dit direct of zo spoedig mogelijk telefonisch door te geven.
- Indien er geen gehoor is, stuur dan een e-mail naar info@jouwpsyche.nl.
No-showbeleid
- Als een afspraak korter dan 48 uur van tevoren wordt afgezegd, wordt 50% van de kosten van de gemiste sessie in rekening gebracht.
- Er wordt rekening gehouden met de situatie als er sprake is van overmacht of bijzondere persoonlijke omstandigheden.
- Afhankelijk van het tijdstip van afmelding kunnen behandelkosten gedeeltelijk in rekening worden gebracht, zie tarieven.
- Voor diagnostiek en intake gelden andere tarieven dan voor behandelsessies.
Geplande afwezigheid client
Clienten wordt gevraagd geplande afwezigheid, zoals vakantie, tijdig te communiceren.Het is de verantwoordelijkheid van de client om in overleg alternatieve data tijdig af te stemmen.
2. Spoed en crisis: wat te doen?
- Acute, levensbedreigende situatie: bel direct 112.
- Spoedeisende of dringende situatie: neem contact op met uw eigen huisarts of buiten kantooruren met de huisartsenpost.
- Binnen behandeltijd kan de behandelaar de verwijzing ondersteunen.
Crisiszorg en bevoegdheden
Clienten worden in het behandelplan en de behandelovereenkomst geïnformeerd dat Jouw Psyche geen crisisdienst isen geen 24/7 crisiszorg kan leveren.
Indien tijdens behandeling sprake is van een dreigende crisis, wordt binnen de grenzen van bevoegdheid en bekwaamheid meegedacht en waar nodig verwezen naar passende ketenpartners, zoals huisarts, crisisdienst, psychiater of klinisch psycholoog.
In de regio Groningen kan bij acute GGZ-crisis via huisarts of huisartsenpost worden verwezen naar de crisisdienst van Lentis.
De kans op acute crisis binnen een kleine BGGZ-praktijk wordt als zeer klein ingeschat, maar is niet nul. Daarom blijft een heldere crisisroute noodzakelijk.
3. Verantwoordelijkheid en naleving van afspraken
Clienten dienen zich te houden aan de afspraken zoals vastgelegd in het behandelplan en de behandelovereenkomst. Tijdige communicatie draagt bij aan continuiteit van zorg, een veilige behandelrelatie en een efficiënte planning.
Dit afwezigheids- en calamiteitenbeleid is inzichtelijk bij aanvang van de behandeling en wordt schriftelijk bevestigd in de behandelovereenkomst.
4. Afwezigheid van de behandelaar
4.1 Geplande afwezigheid
Bij geplande afwezigheid, zoals vakantie of scholing, informeert de behandelaar clienten tijdig via e-mail, het EPD en/of tijdens consulten. Waar passend wordt een maatwerk afwezigheidsplan opgesteld, zodat clienten zelfstandig kunnen doorwerken aan behandeldoelen.
4.2 Ongeplande afwezigheid
Korte afwezigheid (0-7 dagen)
- De behandelaar communiceert indien mogelijk zelf met clienten.
- Afspraken kunnen worden verplaatst.
- Clienten worden geïnformeerd via voicemail, e-mail, website en/of EPD.
- Bij spoed: neem contact op met de eigen huisarts of bel 112 bij levensgevaar.
Kortdurende afwezigheid (7-14 dagen)
- Indien continuiteit van zorg onder druk komt te staan, kan het waarnemingsprotocol gedeeltelijk worden geactiveerd.
- Een gemachtigde kan organisatorische ondersteuning bieden binnen de grenzen van privacywetgeving.
- De gemachtigde neemt geen behandelbeslissingen en heeft geen behandelinhoudelijke rol.
Middellange tot langere afwezigheid (14 dagen of langer)
- Bij afwezigheid van 14 dagen of langer wordt het waarnemingsprotocol in principe actief.
- De gemachtigde neemt de organisatorische coordinatie over.
- Indien nodig wordt een medische achterwacht of triagist ingezet voor urgentiebepaling en veiligheid.
- Er wordt actief gezocht naar een passende BIG-geregistreerde waarnemer of vervolgvoorziening.
- De praktijk streeft ernaar dat binnen maximaal 1 maand een passende waarnemer of vervolgzorg beschikbaar is, tenzij aantoonbaar niet haalbaar.
Langdurige uitval of overlijden
- Bij langdurige uitval of overlijden van de behandelaar wordt het waarnemingsprotocol direct vanaf dag 1 geactiveerd.
- De gemachtigde coordineert communicatie en organisatorische overdracht.
- De medische achterwacht of triagist wordt betrokken voor veiligheid en triage.
- Clienten worden zo spoedig mogelijk geïnformeerd over vervolgstappen.
5. Waarnemingsprotocol
5.1 Medische achterwacht en triage tijdens afwezigheid
Tijdens afwezigheid kan een basisarts, BIG-geregistreerd, beschikbaar zijn voor medische triage bij urgente vragen. Vanuit Jouw Psyche volgt aanvullende informatie over hoe vervolgzorg wordt georganiseerd.
- Eventuele dossierinzage is uitsluitend toegestaan ten behoeve van veiligheid en urgentiebepaling.
- Dit gebeurt conform beroepsgeheim, AVG, WGBO en dataminimalisatie.
- Deze arts neemt geen psychologische behandelverantwoordelijkheid over, tenzij formeel bevoegd, bekwaam en aangesteld als waarnemer.
6. Privacy en dossierinzage bij actief waarnemingsprotocol
- Gegevens worden uitsluitend gedeeld met bevoegde professionals wanneer dit noodzakelijk is voor veilige en passende zorg.
- Inzage in het dossier gebeurt conform AVG, WGBO, Wkkgz en beroepsgeheim.
- Toegang tot het EPD wordt strikt beperkt tot noodzakelijke gegevens.
- Alle inzage en acties worden gelogd en zijn toetsbaar.
- Indien behandelinhoudelijke overdracht nodig is, wordt waar passend expliciet toestemming gevraagd.
- Het volledige waarnemingsprotocol is op aanvraag inzichtelijk.
7. Samenvatting crisisroute
- Levensgevaar: bel 112.
- Spoed of crisis: neem contact op met de eigen huisarts of de huisartsenpost.
- Jouw Psyche is geen crisisdienst.
- Bij langere afwezigheid wordt waarneming georganiseerd conform protocol.